Hostess Congressuale: chi è, cosa fa e perché è importante

Devi organizzare un evento di alto profilo come un congresso, un meeting o il lancio di un prodotto?

Tra i tanti compiti che hai in quanto organizzatore ce ne sono 2 molto importanti:

  • come far immediatamente colpo suoi tuoi ospiti offrendo una bella immagine dell’azienda per cui lavori;
  • come far sentire tutti i presenti accolti in un ambiente amichevole fin da subito.

Per portare a termine questi compiti nella maniera più corretta non devi fare altro che affidarti alle hostess congressuali.

Grazie alla loro presenza, all’abilità nel coinvolgere le persone, alla conoscenza della location e degli argomenti trattati, queste professioniste nel campo degli eventi ti aiuteranno ad interfacciarti nel modo migliore con i tuoi ospiti.

Ma vediamo nel dettaglio chi è una hostess congressuale, che cosa può fare per te e perché sono fondamentali per la buona riuscita dell’evento.

 

Chi è una hostess congressuale?

Le hostess congressuali sono tra le principali figure professionali che operano nel campo dell’organizzazione di eventi.

Le donne che entrano a far parte di questa categoria hanno una serie di requisiti che le rendono persone sempre gradite agli ospiti di un evento, che grazie a loro si sentono accolti, seguiti e rispettati.

Vediamo insieme che cosa caratterizza un’hostess congressuale.

La bella presenza

Non ci si può nascondere dietro ad un dito, le hostess congressuali hanno delle caratteristiche che le rendono a primo impatto di “bella presenza”.

Sicuramente le avrai già viste a qualche evento pubblico di grande importanza e ti sarai accorto che sono generalmente molto belle, alte, ben vestite e acconciate con cura.

Però attenzione, non pensare che la capacità che hanno queste hostess di presentarsi in maniera piacevole sia solo una questione esteriore.

Cosa penserebbero i tuoi ospiti trovassero delle hostess bellissime che però si comportano in modo freddo e distaccato nei loro confronti, se non addirittura maleducate?

Ecco, il fatto di essere di “bella presenza” significa anche avere il sorriso sulle labbra, essere gentili, educate e discrete.

Attitudini personali

A differenza di altri professionisti nel campo dell’organizzazione di eventi, le hostess congressuali si interfacciano direttamente con gli ospiti, supportandoli durante tutto l’evento. Per questo motivo possiedono una serie di attitudini personali, tra cui le più importanti sono:

  • il modo elegante di porsi;
  • la cortesia e la disponibilità nel dare informazioni;
  • la pazienza nell’ascoltare le persone e le loro necessità specifiche;
  • la flessibilità nell’adattarsi al contesto e alla tematica dell’evento;
  • capacità di lavorare in team e coordinarsi con altre figure professionali;
  • l’abilità di problem solving rapido.

Un’ottima formazione

Altro aspetto da non sottovalutare è il livello culturale delle hostess congressuali.

Tieni presente che un’hostess offre il suo servizio in eventi di vario tipo, quindi si ritrova per esempio a passare dalla presentazione di un prodotto ad un congresso medico.

E ogni evento si rivolge ad un settore specifico, ha un certo tipo di ospiti, riguarda determinati argomenti etc.

Perciò queste figure sviluppano un’incredibile flessibilità mentale resa possibile da un’ottima formazione.

Non per niente chi ricopre questo ruolo ha seguito dei corsi di formazione specifici per hostess congressuali e magari sta ancora studiando all’università.

La conoscenza delle lingue è poi un’arma in più posseduta da queste figure che ti permetterà di gestire al meglio eventuali ospiti stranieri.

Oltre a parlare bene l’italiano (cosa non scontata al giorno d’oggi) la hostess conosce bene l’inglese e, in alcuni casi, trovi persone che in totale parlano anche 3 o 4 lingue.

Che cosa fa un’hostess congressuale?

Dopo aver detto chi sono le hostess congressuali, elencando gli aspetti che le rendono così speciali passiamo a parlare di che cosa fanno concretamente durante un evento.

L’hostess congressuale si coordina direttamente con altri professionisti che si occupano della pianificazione di un evento, come per esempio il responsabile di un centro congressi.

Prima di ogni evento le hostess ricevono tutte le informazioni necessarie, quindi sanno di che tipo di evento si tratta, chi sono gli ospiti, quali saranno gli argomenti trattati etc.

L’hostess ha un ruolo fondamentale prima, durante e dopo l’evento, svolgendo diverse mansioni tutte molto importanti.

Vediamo quali sono le principali.

Aiuta ad allestire la location prima dell’evento 

Un’hostess congressuale è operativa ancor prima che l’evento abbia inizio.

Infatti può collaborare attivamente nell’allestimento della location entro cui si svolgerà l’evento.

Per fare degli esempi, aiuta a:

  • preparare il tavolo sul quale prenderanno posto i relatori, mettendo la targhetta con il nome di ciascuno e posizionando le bottigliette d’acqua;
  • mettere degli addobbi floreali all’interno delle sale;
  • allestire una zona dove accreditare gli ospiti;
  • posizionare i cartelli che indicano dove si svolgono gli interventi dei relatori;
  • etc.

Accoglie gli invitati

Quando gli ospiti entrano nella location si trovano in genere ad essere un po’ spaesati, come è normale che sia.

Proprio per questo motivo le hostess congressuali hanno il compito di aspettarli all’ingresso per salutarli e farli sentire subito a casa.

Inoltre, sempre nell’ambito dell’accoglienza, si occupano di consegnare ai partecipanti dell’evento dei gadget, piccoli regali come penne, blocchi per appunti etc. sempre molto apprezzati.

Infine, nel caso in cui il tuo evento lo richieda, un’hostess si occupa dell’accreditamento degli ospiti e la conseguente consegna del badge.

Crea partecipazione

Vuoi far provare un nuovo prodotto ai tuoi ospiti? Vuoi che entrino in un’area tematica? Vuoi avere un loro punto di vista su un determinato argomento?

In tutte queste situazioni le hostess congressuali ti verranno in aiuto motivando i tuoi ospiti a compiere un’azione.

L’obiettivo è quello di creare partecipazione per coinvolgere le persone, impedendo che si isolino ed evitando che si annoino.

Ovviamente la partecipazione viene sempre creata senza insistenza e senza forzature.

Lascia informazioni agli ospiti

Un compito molto importante svolto dalle hostess congressuali è quello di dare tutte le informazioni che servono agli ospiti.

A tal proposito può per esempio rilasciare degli opuscoli con il programma della giornata in cui sono indicati gli orari di inizio e di fine degli interventi e delle pause.

Inoltre, indica agli ospiti come muoversi all’interno della location, quindi dove si trova il guardaroba, quali sono le sale in cui svolgono gli interventi dei relatori, dove si trova il buffet allestito per la pausa pranzo etc.

Accompagna gli ospiti in caso di spostamenti

Le hostess congressuali hanno anche il compito di accompagnare i partecipanti durante il servizio transfer, ad esempio quando:

  • l’evento dura più giorni e al termine di ciascuna giornata gli ospiti devono raggiungere un hotel dove riposarsi;
  • bisogna andare a prendere dei relatori all’aeroporto;
  • alcuni degli ospiti devono recarsi in altre location per attività di svago.

Si occupa della traduzione

Se al tuo evento partecipano ospiti internazionali e si fa ricorso alla traduzione simultanea le hostess congressuali hanno il compito di consegnare le cuffie per poter ascoltare un relatore nella loro lingua madre.

Inoltre, dato che una hostess sviluppa, durante i suoi studi e nel corso della sua carriera professionale, la capacità di parlare anche più di una lingua, è la figura di riferimento per gestire eventuali ospiti stranieri e dare loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

Gestisce il post-evento

Al termine dell’evento le hostess continuano ad avere un ruolo fondamentale dato che si occupano di:

  • salutare gli ospiti e accompagnarli verso le uscite;
  • sottoporre i partecipanti ad una rilevazione della customer satisfaction, per esempio consegnando un questionario;
  • rilasciare eventuali attestati di partecipazione;
  • riordinare le sale meeting utilizzate.

Perché le hostess congressuali sono importanti

Dopo aver detto tutto ciò, è arrivato il momento di tirare le somme e dire perché sono importanti per l’evento che stai per organizzare.

Dato che sono le figure che maggiormente sono impegnate nelle relazioni face-to-face con i tuoi ospiti, rappresentano di fatto il volto e la personalità della tua azienda.

Che cosa può pensare una persona che partecipa al tuo evento se una volta entrato nella location non viene accolto nel migliore dei modi, non sa dove andare e non ha le informazioni che gli servono per vivere pienamente l’evento?

Sicuramente di riflesso non si farà una bella idea della tua azienda.

Ma mettendo in campo delle hostess congressuali avrai la garanzia di dare vita ad un evento in cui tutti i partecipanti avranno il piacere di relazionarsi in qualsiasi momento con persone che sono:

  • estremamente gradevoli;
  • altamente professionali;
  • disponibili in ogni situazione;
  • pronte a risolvere ogni imprevisto;
  • desiderose di coinvolgere in tutto per tutto gli ospiti.

E di riflesso ti assicuro che sarà la tua azienda a beneficiarne!

Infatti, grazie al contributo delle hostess congressuali, farai vivere ai tuoi ospiti un evento piacevole e nella loro mente si creeranno immagini positive della tua azienda, vista come una realtà con la quale è bello interfacciarsi.

 

Hostess Congressuali a Fiuggi

Cerchi delle hostess congressuali per il tuo evento a Fiuggi?

Qui al Silva Splendid Hotel troverai il Responsabile del Centro Congressi che ti garantirà il servizio delle migliori hostess congressuali disponibili!

Per avere informazioni su questo e altri servizi per il tuo evento, visita:

Servizi per Congressi e Meeting al Silva Hotel 

Alla prossima!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.

Offerte PRENOTA ONLINE

Miglior tariffa web garantita