Come organizzare un congresso in 5 step

Ti occupi di organizzare eventi e la tua prossima “fatica” consiste nel pianificare un congresso? Devi sfruttare il budget nel migliore dei modi?

Sicuramente organizzare congressi non è facile e la paura di sbagliare è legittima.

Un congresso, o convegno, è un evento molto prestigioso, in genere della durata 2-3 giorni.

convegno

 

I partecipanti sono persone di alto profilo, medici, imprenditori o manager che si ritrovano in una stessa sede per essere informati sulle novità nel loro campo e discutere di argomenti di fondamentale importanza.

Ma, a differenza di altre persone che sono nella tua stessa situazione, tu hai un grosso vantaggio… questo articolo su come organizzare un convegno!

Eccoti i 5 step da compiere per pianificare questo evento:

  1. Definisci il target e l’obiettivo del tuo congresso

Il primo passo da compiere è quello di definire due aspetti fondamentali: chi sono le persone che potrebbero essere interessate al congresso e qual’è lo scopo dell’evento.

Innanzitutto è necessario fare uno studio dettagliato per definire il target per il quale dovrai lavorare. In altre parole, sei in grado di definire il “profilo” della tipica persona che potrebbe partecipare all’evento?

Conosci a fondo l’ambito nel quale lavora quotidianamente? Quali sono le preoccupazioni e i problemi che questa persona affronta ogni giorno? E quali sono le sue aspirazioni attuali o future?

Dopo aver definito questo aspetto devi stabilire il motivo per cui persone dello stesso target dovrebbero ritrovarsi in uno stesso luogo.

In un congresso si può ad esempio cercare di ragionare su aspetti problematici di un determinato ambito offrendo soluzioni per facilitare la vita dei suoi professionisti.

Oppure informare su svolte future di un settore, per accendere ancora di più negli ospiti la passione per il loro lavoro.

Ma un convegno potrebbe essere un’occasione per intessere nuove relazioni… ad esempio tra startupper e investitori.

  1. La stesura del programma

Se vuoi che i partecipanti utilizzino il loro tempo prezioso per venire al congresso, devi stabilire un programma ben definito, con argomenti interessanti.

Quindi pianifica nel dettaglio la scaletta degli interventi che si svolgeranno nel corso del congresso.   Tutti gli interventi devono attirare l’attenzione dei presenti, perché farli annoiare non è assolutamente consentito.

La qualità dei contenuti esposti deve essere bilanciata da presentazioni brillanti, che richiedono 3 componenti.

Innanzitutto la scelta dei relatori: persone esperte nelle loro ambito di competenza e capaci di canalizzare l’attenzione del pubblico su di loro. Per esempio medici illustri, professori universitari, imprenditori di successo, politici o personaggi famosi.

Non appena un relatore inizierà a parlare, tutti dovranno considerarlo un’autorità in materia e pendere dalle sue labbra, altrimenti saranno solo sbadigli e poche nozioni apprese!

Poi, i relatori preparano una presentazione per tenere viva l’attenzione dei partecipanti…a condizione che sia fatta bene! Slides dense di frasi non servono a nulla, meglio una frase sola ma particolarmente evocativa.

Da non sottovalutare immagini e video che, se scelti bene, agiscono sulla sfera delle emozioni. Pensa alla foto di un medico che abbraccia una persona anziana ad un congresso sulle cure palliative.

Infine, tutti i relatori devono essere introdotti da un presentatore. Questa figura dovrebbe anticipare l’intervento con parole di elogio e, se il target lo consente, può anche spezzare un po’ il ritmo del congresso con qualche battuta simpatica.

  1. Quando e Dove?

Si è detto che un congresso si svolge generalmente in più giorni, ma quali è meglio scegliere?

Data l’importanza dell’evento, puoi scegliere anche giorni feriali, poiché il congresso viene visto come un momento di lavoro.

Ma, anche se gli argomenti presentati sono molto interessanti, le persone potrebbero non voler o non poter partecipare in certi giorni specifici.

Attenzione che non ci siano altri eventi simili nelle vicinanze che potrebbero attirare il tuo target: meglio non entrare in competizione con altri appuntamenti irrinunciabili.

Definito l’aspetto del “quando” si pone quello del “dove”.

Ammettiamolo, le grandi città hanno più fascino rispetto a quelle piccole: organizzare un congresso a Roma, ad esempio, è sicuramente di impatto e conferisce prestigio all’evento. Per non parlare del fatto che una grande città è sempre più facile da raggiungere.

Però, in certi casi si potrebbe scegliere una città più piccola con qualcosa che la caratterizza in linea con il tema dell’evento: organizzare un congresso sulle malattie respiratorie in una città ricca di verde, come Fiuggi, può essere una scelta azzeccata.

  1. La scelta della location

Definita la città, bisogna trovare la location giusta.

Su questo aspetto non badare a spese, meglio pagare di più ma avere la garanzia di un servizio impeccabile! In questo step dovrai tenere conto di 2 fattori

Le sale meeting:

Cosa c’è di più brutto per un organizzatore che vedere una sala in cui le persone stanno strette o addirittura in piedi? Oppure vederne una semivuota?

Mi raccomando, quando valuti una location considera la capienza delle sue sale. A tal proposito, dovresti essere in grado di stabilire a priori il numero approssimativo di partecipanti.

La sala che sceglierai deve essere dotata di tutta una serie di elementi che sono imprescindibili se vuoi che gli interventi dei relatori si svolgano al meglio.

Innanzitutto assicurati che ci sia un videoproiettore per poter proiettare le slides. E poi dei microfoni ed un impianto audio di qualità, perché non c’è cosa più fastidiosa per un oratore che dover chiedere ogni 2 minuti “mi sentite tutti?”. E dal lato del pubblico nessuno ha voglia di sentire dei fastidiosi ronzii quando il relatore parla.

Se all’evento partecipano persone straniere, in sala bisogna poter allestire la traduzione simultanea.

Un altro consiglio è quello di assicurarti che ci sia uno staff competente pronto ad assisterti nella fase organizzativa e in caso di problemi tecnici.

Altri servizi offerti:

L’imperativo è quello di far sentire i partecipanti al tuo evento degli ospiti graditi. Per questo motivo assicurati ci siano dei comfort aggiuntivi:

  • Hostess congressuali: fa sempre piacere trovare all’ingresso persone sorridenti che ci danno il benvenuto e ci indicano come muoverci in un ambiente nuovo
  • Potresti pensare a dei regali da dare a tutti i partecipanti: oltre alla classica borsa con biro e notes, sarebbe perfetto un libricino dedicato al tema del congresso
  • Coffee break e pranzo: non costringere gli ospiti a cercare altrove un posto dove bere un caffè o mangiare! Questi momenti di relax possono permettere agli ospiti di trovarsi faccia a faccia, parlare tranquillamente ed intessere delle relazioni potenzialmente molto produttive
  • Benessere degli ospiti: non sembra, ma stare seduti per molte ore prestando attenzione a ciò che viene detto è molto faticoso! Che ne dici di scegliere una location in cui gli ospiti possano godersi qualche ora in piscina o, meglio ancora, in una spa al termine della giornata?
  • Camere per soggiorno: dato che un congresso si svolge su più giorni, è buona norma scegliere location predisposte per il pernottamento. Assicurati quindi che ci siano camere con tutti i comfort e suites, dato il profilo dei partecipanti.
  1. Promuovi l’evento

Ok, ti sei impegnato per definire un programma con argomenti davvero interessanti ed hai scelto la location più bella del mondo… ma se nessuno sa dell’esistenza del congresso è stata tutta fatica sprecata!

L’ultimo step da compiere è spargere la voce ed invitare più persone possibili, che ovviamente devono far parte del target definito, altrimenti la promozione è solo un enorme spreco di denaro.

Qualsiasi sia la strategia che sceglierai, fai in modo che i possibili partecipanti abbiano tutte le informazioni su date, orari, luogo, interventi, momenti di pausa etc.

Utilizza locandine da porre in punti strategici: se devi organizzare un congresso medico potresti attaccarle nelle cliniche e negli ospedali vicini al luogo dell’evento.

Poi, crea un sito internet nel quale presentare il programma e utilizzalo per ottenere le mail di persone in target da invitare all’evento, magari in cambio dell’invio degli abstract degli interventi.

In più, puoi usare le campagne a pagamento di Facebook per raggiungere un gran numero di persone che appartengono al tuo target specifico.

Infine, non dimenticare che se al tuo evento partecipano relatori o presentatori di alto profilo puoi chiedere loro di pubblicizzare l’evento attraverso i loro canali.

Per i tuoi congressi scegli il Silva Splendid!

Che ne dici di una location per congressi nel Lazio? Affidati al Silva Splendid Hotel di Fiuggi che mette a disposizione molti anni di esperienza nell’ambito dei meeting, una serie di sale di diversa capienza con le migliori strumentazioni e tanti comfort per i tuoi ospiti.

Inoltre, lo staff interno ti aiuterà in tutte le fasi: dall’allestimento della sede e programmazione di attività collaterali, alla ricerca di hostess e interpreti, per arrivare alla chiusura delle pratiche al termine dell’evento.

Per saperne di più visita… Meeting e Congressi a Fiuggi

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