Devi organizzare un evento aziendale e non sai da dove partire?
Prima di tentare soluzioni “fai da te” poco efficaci, dai una lettura a questo articolo che ho scritto pensando proprio a te.
Ti parlerò dei professionisti nel campo dell’organizzazione di eventi che puoi chiamare in causa quando devi organizzare un congresso, una cena aziendale, una giornata di team building etc.
Sono persone che sanno bene ciò che fanno e che ti impediranno di fare errori organizzativi grossolani, buttare via inutilmente soldi e gestire male il tempo.
Vuoi capire chi ti salverà la vita? Prenditi qualche minuto e continua a leggere!
Organizzare un evento aziendale
Un evento aziendale è un momento molto speciale in cui si chiamano a raccolta determinati ospiti che possono essere i dipendenti della propria azienda ma anche clienti o fornitori.
In genere l’obiettivo è quello di comunicare qualcosa, ad esempio i risultati raggiunti nel corso dell’anno, oppure è una strategia di marketing ad esempio per lanciare un nuovo prodotto, aprire le porte dell’azienda ai clienti più fedeli etc.
Ma un evento aziendale può anche essere un’occasione in cui rafforzare i legami tra colleghi con qualche attività di team building o organizzare un viaggio incentive per premiare i propri dipendenti.
A prescindere dalle persone coinvolte e dall’obiettivo da raggiungere, per organizzare un evento aziendale bisogna tenere in considerazione moltissimi aspetti, come:
- la scelta della location;
- le strumentazioni tecnologiche;
- l’accoglienza degli invitati;
- il servizio di traduzione per i partecipanti stranieri;
- gli spostamenti degli ospiti;
- la pubblicità mirata;
- etc.
Proprio per l’evidente difficoltà nel gestire eventi così complessi sono nate diverse figure professionali che si occupano della gestione per intero dell’evento o ne curano un determinato aspetto.
I professionisti nel campo dell’organizzazione sono in grado di farti fare bella figura agli occhi dei tuoi ospiti realizzando un evento aziendale che non verrà dimenticato facilmente.
Un consiglio: se vuoi davvero farti aiutare parti con largo anticipo nella pianificazione: fare tutto all’ultimo non è mai una bella idea!
Responsabili che operano nel campo MICE
Nell’ambito dell’organizzazione degli eventi aziendali un ruolo importante è ricoperto da chi opera nel settore MICE (acronimo di Meeting, Incentives, Conferences, Exhibitions).
Sono diverse figure professionali che hanno il compito di pianificare e coordinare un evento in ogni suo aspetto, dopo aver:
- capito quale è l’obiettivo da raggiungere;
- ascoltato le idee del committente;
- definito le possibili date dell’evento;
- stabilito i limiti di budget.
Questi professionisti in genere lavorano per un’agenzia che ha come unico core business l’organizzazione degli eventi: saprai quindi per certo di avere a che fare con persone serie e affidabili.
Event Planner e Event Manager
Questi due termini spesso vengono utilizzati per indicare la stessa figura, anche se ci sono delle differenze.
L’event planner è la persona che si occupa della pianificazione dell’evento in ogni singolo aspetto, in sostanza è un po’ un tuttofare dell’organizzazione.
Si occupa di: trovare la location giusta, pensare al servizio di ristorazione, cercare le attrezzature tecnologiche necessarie e i tecnici che le sappiano usare, capire come sponsorizzare e comunicare al meglio l’evento etc.
L’event manager invece è la persona che coordina le operazioni sul campo per fare in modo che tutto fili liscio.
Per farti alcuni esempi, si occupa di gestire l’allestimento del catering, gli spostamenti degli ospiti, il lavoro di hostess ed interpreti etc.
PCO
Questo termine sta per Professional Congress Organizer e indica il referente in caso di organizzazione di grandi eventi.
A questa figura professionale si può delegare l’intera organizzazione dell’evento o semplicemente una parte di esso, per esempio la promozione, la contrattazione con una location, la ricerca di sponsor etc.
Si tratta di un professionista davvero utile soprattutto per i congressi, eventi molto complessi da organizzare che coinvolgono ospiti di alto profilo, anche internazionali, e si svolgono su più giornate.
Responsabile del centro congressi
In certi casi colui che si occupa di gestire un evento aziendale si trova direttamente all’interno della location, come ad esempio un hotel.
In questo caso il grande vantaggio è che si ha a che fare con una persona che conosce nei minimi dettagli gli spazi e i servizi offerti, nonché le caratteristiche della zona in cui si trova.
Se dunque hai già pensato a location papabili per il tuo evento, informati se è presente questo responsabile!
TMC e DMC
Le Travel Management Company e leDestination Management Company sono delle società il cui business è quello di organizzare viaggi di lavoro.
Se devi far convergere più persone in una città per un congresso, ti aiuteranno ad esempio a trovare un hotel per il pernottamento o navette per i vari spostamenti.
Le DMC però hanno un’arma in più: sono specializzate in un determinato territorio, come una regione o una città.
Quindi sono perfette se devi organizzare un’attività di team building o un viaggio incentive, dato che sanno indicarti quali sono le escursioni o le esperienze da fare assolutamente in un luogo.
Altri importanti professionisti
Per l’organizzazione del tuo evento aziendale sono poi fondamentali una serie di professionisti, da impiegare sul campo e che curano un determinato aspetto.
Interpreti
Se al tuo evento partecipano ospiti stranieri, tra il pubblico o tra i relatori, devi chiamare in causa degli interpreti per la traduzione simultanea.
Il traduttore si posiziona in una cabina insonorizzata e tramite cuffie ascolta ciò che dice un relatore in una lingua (es. inglese) e riporta al pubblico i concetti espressi in un’altra lingua (italiano).
Oppure si siede a fianco di un ospite straniero ed offre per lui lo stesso servizio.
Hostess Congressuali
Le hostess congressuali sono persone che vengono chiamate in causa in un evento per accogliere al meglio gli ospiti.
Ma attenzione a non sottovalutare altre funzioni, come ad esempio: indicare agli ospiti come muoversi nella location, rispondere ad eventuali domande, risolvere piccoli problemi etc.
Social Media Manager
Sempre di più è importante promuovere il proprio evento aziendale, prima, durante e dopo sui social.
Per questo è utile un social media manager che ti aiuterà a trovare la strategia comunicativa migliore:
- raggiungere un pubblico a target su Facebook;
- incoraggiare gli ospiti a usare l’hashtag ufficiale dell’evento;
- raccogliere i feedback dei partecipanti;
- etc.
Fotografi e video-maker
Queste due figure sono imprescindibili per immortalare il tuo evento ed avere a disposizione del materiale da fornire alle persone che non hanno partecipato, per esempio sui social o sul sito web.
Per comunicare nel migliore dei modi il tuo evento, ti consiglio di specificare prima che inizi quali sono gli aspetti che questi professionisti devono assolutamente catturare.
Tecnici audio-visivi
Ad un evento aziendale ci sono sempre tante tecnologie di cui si ha bisogno: pc, video-proiettore, lavagna interattiva, microfoni etc.
Affidarsi ai giusti tecnici ti darà la possibilità di predisporre facilmente tutta la tecnologia di cui avrai bisogno e di risolvere tempestivamente eventuali imprevisti.
Presentatori
Se al tuo evento sono previsti interventi di relatori, è opportuno scegliere il giusto presentatore o speaker per gestirli al meglio.
In sostanza è una figura che introduce i relatori che si alternano sul palco e gestisce i tempi tra un intervento e l’altro… se possibile con un pizzico di simpatia che non guasta mai!
Catering e Banqueting
Questi due termini spesso vengono usati come sinonimi, ma si riferiscono a due tipi di servizio.
Il catering consiste nel portare in una sede e servire cibi e bevande preparate in un altro luogo.
Il banqueting in aggiunta cura l’allestimento della sala dove si tiene il banchetto.
Grazie a questi servizi potrai offrire un momento di pausa e convivialità che è sempre gradito dagli ospiti ad un evento.
Mi raccomando, informati se ci sono persone che seguono diete restrittive, in questo modo potrai soddisfare anche le loro esigenze alimentari.
L’importanza di un professionista nel campo degli eventi
Scegliere di affidare l’organizzazione del tuo evento aziendale ai professionisti sopra indicati ti porterà ad avere 4 grandi benefici:
1. Potrai delegare avendo l’ultima parola
Tutti i professionisti nel campo dell’organizzazione non faranno altro che seguire alla lettera le tue direttive, quindi non pensare neanche per un momento che perderai potere decisionale.
D’altronde sei tu che sai quale è l’obiettivo dell’evento, quale messaggio vuoi lanciare, cosa vuoi che ci sia nell’allestimento della location, che tipo di attività collaterali vorresti si svolgessero etc.
2. Non ti faranno perdere tempo e soldi
Se non ti affidassi ad esperti nel campo dell’organizzazione dovresti far gestire l’evento aziendale ad uno o più dipendenti.
Ciò significa staccare qualcuno per più giorni dalle proprie mansioni e pagarlo per imparare a gestire ogni singolo aspetto, con il rischio che il risultato finale non sia quello sperato.
Non è meglio pagare un esperto che sa già fare quel lavoro?
3. Gestiranno ogni imprevisto
Quando si organizza un evento aziendale gli imprevisti sono dietro l’angolo!
Per esempio il computer per le presentazioni si blocca all’improvviso, la navetta che dovrebbe portare i tuoi ospiti alla location si guasta, un relatore ti dà buca all’ultimo…
Chi si occupa di organizzare eventi ha il sangue freddo necessario per risolvere in fretta la situazione ed evitare che una banalità causi un disastro!
4. Offriranno un’immagine più professionale della tua azienda
In un mondo in cui le aziende sgomitano ogni giorno per battere la concorrenza, un evento aziendale ben organizzato può essere uno strumento di marketing molto efficace per farti riconoscere ed entrare nella mente delle persone.
Infatti organizzare in maniera dettagliata l’evento ti permetterà di offrire un’immagine vincente della tua azienda, pronta ad investire tutte le risorse necessarie per comunicare di essere la numero uno sulla piazza.
Dove trovare dei professionisti seri e affidabili?
Se devi organizzare un evento aziendale e vuoi essere sicuro di pianificarlo e realizzarlo al meglio scegli il Silva Splendid Hotel.
Qui entrerai in contatto con una realtà congressuale di prim’ordine ed un Responsabile degli eventi che ascolterà tutte le tue esigenze e si impegnerà per concretizzare i tuoi desideri.
Gestione del budget, allestimento della sede, interpretariato, catering, hostess, sono solo alcuni dei molteplici servizi offerti da questo professionista.
Per saperne di più…
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